La Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) a achevé, en décembre dernier, une importante opération de dématérialisation menée sur plusieurs années. Plus de 100 000 dossiers ont été numérisés.

Autrefois remplies à ras bord, des étagères vides occupent le sous-sol de la MDPH. Quatre pièces et un couloir attendent désormais de trouver de nouvelles fonctions. Nicolas Flipo, adjoint de direction, est heureux de voir l’achèvement d’un travail de longue haleine qui aura mobilisé bon nombre d’agents de la structure.

« L’origine du projet remonte à l’année 2015. Nous comptabilisions déjà 110 000 dossiers dans notre classothèque et notre espace de stockage atteignait ses limites. Avec une moyenne de 30 000 demandes par an, parmi lesquelles environ 10 000 formulées par des primo-demandeurs, le volume s’étoffe inexorablement et il devenait urgent de trouver une solution pérenne pour répondre à nos besoins. Le Département a alors opté pour une stratégie de dématérialisation ».

Le processus

Un comité de pilotage a été mis sur pied et la dématérialisation de tous les nouveaux dossiers a été activée dès octobre 2016. « Cela permettait de régler une partie de la question, mais les 110 000 dossiers historiques demeuraient là. Certains étaient plus ou moins épais mais le nombre de pages était généralement assez conséquent. Nous avons obligation de les conserver pendant 5 ans après la dernière mesure active ou le décès du bénéficiaire. Dans un premier temps, les agents de la MDPH ont procédé à un toilettage, afin de supprimer toutes les pièces inutiles. Ensuite, un travail de numérisation a débuté au sein des locaux de la MDPH ».

L’ampleur de la tâche a nécessité le recrutement de plus de 20 contrats aidés et 5 emplois passerelles. Elle a par ailleurs entraîné la création d’un centre départemental de dématérialisation et un marché a été passé en 2017 avec un prestataire spécialisé.

« Il s’agissait d’une opération d’envergure qui a nécessité du temps et de l’organisation car elle a été menée de manière à ne pas perturber le fonctionnement de la MDPH. Notre structure s’apparente à une usine avec une chaîne de traitement qui gère du volume, tout en tenant compte de ce paradoxe : chaque étude est individualisée et touche notamment à des questions sensibles. Nous avons su mener de front ce projet et l’instruction des dossiers grâce à la mobilisation et l’adaptation des personnels ».

Les avantages

Place nette a donc été faite dans le sous-sol de l’établissement, mais l’enjeu était évidemment bien plus important. « L’usager est au cœur de nos priorités et nous mettons tout en œuvre pour que nos missions apportent des réponses aux besoins des demandeurs. Nos délais de traitement sont aujourd’hui réduits et la qualité de nos services a été améliorée », rappelle Caroline Dartois, directrice de la MDPH.

En interne, les agents ont adopté de nouvelles habitudes de travail qui optimisent leur action. La tâche est moins pénible car il n’y a plus de manutention. « La manipulation des chariots demandait bien des efforts en raison du poids des dossiers », précise Nicolas Flipo. Plus besoin de chercher dans les rayonnages le dossier désiré, l’historique apparaît immédiatement sur écran en quelques clics. Autre exemple de gain de temps, la consultation d’un même dossier peut être simultanée sur plusieurs postes informatiques, tandis que le fonctionnement était autrefois linéaire puisque le dossier devait alors voyager de bureau en bureau.

La dématérialisation a donc nettement amélioré les conditions de travail dans le but de toujours mieux servir l’usager.