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Aide à la planification d’événements

Le Département de la Seine-Maritime, en tant que responsable de traitement, met en œuvre un traitement de données à caractère personnel destiné à l’aide à la planification d’événements.
Ce traitement fait appel à un outil exclusivement réservé à la collectivité.

 Principales finalités

  • Créer un "sondage" avec des propositions de dates et d'horaires pour des événements (réunions, séminaires),
  • Permettre à des invités de se positionner sur des créneaux,
  • Valider le créneau retenu par l'organisateur de l'événement,
  • Envoi des invitations vers les agendas des personnes ayant accepté le créneau.


Base légale du traitement

  • RGPD  - article 6-1-F : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement, pour faciliter l'organisation d'évènements et éviter d'utiliser des outils non conformes au RGPD

 
Catégories de personnes concernées

  • Tous les agents du Département inscrits à l’annuaire de la collectivité,
  • Tous les partenaires externes invités à l’évènement.


Catégories de données

  • Nom, Prénom, adresse mail de l’organisateur et des invités,
  • Indication des créneaux, dates et horaires,
  • Description, lieu et durée de l'évènement,
  • Disponibilité des différents invités sur les différents créneaux (cases à cocher),
  • Commentaires pouvant être envoyés à l'organisateur visibles de l’ensemble des invités,

 
Destinataires des données

  • Toutes les personnes concernées par l’évènement (organisateur et invités).


Durée de conservation

  • Les données enregistrées sont conservées 3 mois après la réalisation de l’évènement. 


Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, la personne bénéficie d’un droit d’accès, de rectification aux informations qui la concernent par voie postale, au Délégué à la Protection des Données – Département de la Seine-Maritime – Quai Jean Moulin – 76101 ROUEN CEDEX ou par courriel à dpo@seinemaritime.fr.
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des données (RÈGLEMENT (UE) 2016/679) le 25 mai 2018, tout usager a le droit de demander la limitation du traitement, d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (CNIL : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - www.cnil.fr)