Dématérialisation des dossiers des usagers de la direction de l'autonomie

Le Département de la Seine-Maritime, en tant que responsable de traitement, met en œuvre un traitement de données à caractère personnel destiné à la dématérialisation des dossiers des usagers de la direction de l’autonomie.

Principales finalités

Dématérialiser les dossiers d’aides sociales de la direction de l’autonomie ;
Améliorer la qualité du service rendu aux usagers ;
Améliorer, faciliter, sécuriser les échanges entre les services pour réduire les délais d'instruction ;
Libérer des espaces physiques de stockage ;

Sous finalités

Permettre un accès unique et partagé aux dossiers ;

Mettre en place une chaine de numérisation, d'indexation des courriers ;
Mettre en place des outils permettant la gestion électronique des documents (GED) ;
Mettre en place des outils d'alerte et d'instruction des courriers dématérialisés.

Base légale du traitement

RGPD article 6-1-F : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement (besoin d’efficience du Département dans l’instruction des aides et de sa qualité de service).

Catégories de personnes concernées

Administrés ;
Bénéficiaires des aides sociales à l'autonomie (ou leurs représentants légaux).

Catégories de données collectées

Données d'Identification (nom, prénoms sexe, initiales, n° d'ordre, date et lieu de naissance…) ;
NIR ;
Situation familiale ;
Adresse, caractéristiques du logement ;
Téléphone, adresse email ;
Situation économique et financière ;
Données médico-sociales.

Origine des données collectées

Bénéficiaires de l’aide sociale à l’autonomie ou ses représentants légaux
Personnes mandatées.

Destinataires des données

Ces données sont destinées aux services habilités du Département et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires dûment habilités et intervenant strictement dans le cadre de leurs missions.

Les données enregistrées sont conservées conformément aux prescriptions des archives départementales.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, la personne bénéficie d’un droit d’accès, de rectification aux informations qui la concernent. Elle peut également définir le sort de ses données après son décès, en s'adressant, par voie postale, au Délégué à la Protection des Données – Département de la Seine-Maritime – Quai Jean Moulin – 76101 ROUEN CEDEX ou par courriel à dpo@seinemaritime.fr. Elle peut enfin, pour des motifs légitimes, s'opposer au traitement des données la concernant, sauf si ce droit a été écarté par une disposition législative.

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des données (RÈGLEMENT (UE) 2016/679) le 25 mai 2018, tout usager a le droit de s’opposer au profilage, demander la limitation du traitement, d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (En France : CNIL : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - Téléphone : 01.53.73.22.22. www.cnil.fr)